A Gestão dos Stakeholders em Projetos

Por Maria Elena Medeiros Marcos.

Em 27/05/2017 no site Profissionais TI.

A gestão dos stakeholders, ou das partes interessadas, em um projeto é um dos fatores fundamentais para o sucesso ou fracasso do mesmo. No gerenciamento das partes interessadas é necessário conhecer os processos para que sejam identificados quem são estes indivíduos, como gerenciá-los, como engajá-los e como controlar este engajamento.

Segundo o Guia PMBOK® (Ano, p.393):

Identificar as partes interessadas é o processo de identificação de todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e documentação das informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto.

Diante das análises realizadas sobre a identificação dos stakeholders, chega-se à conclusão que este é o processo mais crítico no gerenciamento de um projeto, pois descobrir quem são estes indivíduos e escutá-los efetivamente trará maior engajamento, maior clareza nos requisitos e objetivos do projeto afim de evitar ao máximo mudanças no decorrer do mesmo.

Para isto o gerente de projetos deve promover a integração das partes interessadas, dando ênfase aos pontos positivos e trabalhando para diminuir as resistências, melhorando assim, a aceitação das entregas.

Segundo o Guia PMBOK® (Ano, p.399):

Planejar o Gerenciamento das Partes Interessadas é o processo de desenvolver estratégias apropriadas de gerenciamento para envolver as partes interessadas de maneira eficaz no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto, com base na análise das suas necessidades, interesses, e impacto potencial no êxito do projeto.

O processo de planejar o gerenciamento dos stakeholders deve contar com o detalhamento do que será realizado, desta forma, conforme o projeto avança a partes interessadas e o nível de envolvimento vão se alterando fazendo com que este processo seja vivo, seja iterativo e revisto regularmente pelo gerente de projetos.

Segundo o Guia PMBOK® (Ano, p.404):

Gerenciar o engajamento das partes interessadas é o processo de se comunicar e trabalhar com as partes interessadas para atender às suas necessidades/expectativas, abordar as questões à medida que elas ocorrem, e promover o engajamento apropriado das partes interessadas nas atividades do projeto, no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto.

As expectativas dos stakeholders devem ser constantemente gerenciadas, pois as expectativas mudam ao longo do projeto, o envolvimento do usuário e o suporte da alta administração são apontados como os principais fatores de sucesso de um projeto, atender as expectativas implica em uma maior aceitação, agir em relação as preocupações implica em menores problemas, e agilizar as resoluções das questões implica em menor desgaste.

Segundo o Guia PMBOK® (Ano, p.409):

Controlar o engajamento das partes interessadas é o processo de monitorar os relacionamentos das partes interessadas no projeto em geral, e ajustar as estratégias e planos para o engajamento das mesmas.

Com o controle do engajamento dos stakeholders, tem-se como benefício a manutenção ou ao aumento da eficiência e eficácia das ações de comprometimento dos indivíduos envolvidos no projeto na medida que este se desenvolve e promove mudanças.

Desta forma pode-se concluir que é de responsabilidade do gerente de projetos manter uma relação de proximidade com as partes interessadas no projeto para que o mesmo venha a alcançar seu objetivo final, dentro do escopo, tempo, custo e qualidade esperados.

Assim, o sucesso de um projeto e o seu fracasso estão intimamente ligados aos processos de comunicação e de gerenciamento das partes interessadas, sendo os dois de suma importância para que a equipe do projeto saiba quais são os seus objetivos e como conquista-los.

Referência: UM GUIA do conhecimento em gerenciamento de projetos: guia PMBOK. 5. ed. São Paulo (SP): Saraiva, 2014. 589 p.